– Quản lí là công việc phổ biến với nhiều bài toán khác nhau và ngày càng cao cấp độ.

– Các dữ liệu phản ánh hoạt động của tổ chức rất quan trọng trong việc quản lí.

– Việc sử dụng thông tin chính xác và tin cậy là cần thiết để đưa ra những quyết định đúng đắn và hợp lý.

 

– Các bài toán quản lí đều liên quan đến lưu trữ và xử lí dữ liệu của tổ chức.

– Thuật ngữ “hồ sơ” được sử dụng để chỉ tập hợp dữ liệu được tổ chức và bố trí theo các khuôn mẫu cụ thể.

– Xử lí thông tin trong quản lí bao gồm tạo, cập nhật và khai thác hồ sơ.

 

– Ví dụ, để quản lí việc học tập của một lớp, hồ sơ của lớp thường có cấu trúc dạng bảng để dễ theo dõi như ở Bảng 1.

 

 

– Dữ liệu trong bảng phải đầy đủ và chính xác để phản ánh đúng thực tế.

– Dữ liệu phải đáp ứng yêu cầu quản lí và được thêm vào bảng nếu cần thiết.

– Dữ liệu phải chính xác để không dẫn đến dư thừa hoặc nhầm lẫn trong xử lí thông tin.

– Khi tạo hồ sơ quản lí, cần xác định đầy đủ và chính xác dữ liệu để nhập vào bảng.

 

– Dữ liệu cần được cập nhật để phản ánh kịp thời sự thay đổi trên thực tế.

– Cập nhật dữ liệu bao gồm thêm, sửa hoặc xoá dữ liệu.

– Ví dụ: cần sửa đổi địa chỉ của học sinh Hoàng Giang, bổ sung thông tin cho học sinh mới, xoá thông tin của học sinh chuyển trường.

– Toàn bộ dữ liệu sau mỗi lần cập nhật phải đầy đủ và chính xác.

 

– Mục đích của lưu trữ và cập nhật dữ liệu là khai thác thông tin, phục vụ quản lí và ra quyết định.

– Việc khai thác thông tin bao gồm: tìm kiếm dữ liệu, thống kê và lập báo cáo.

 + Tìm kiếm dữ liệu là việc lấy dữ liệu thoả mãn một số điều kiện nào đó.

 + Thống kê là khai thác hồ sơ để đưa ra thông tin không có sẵn trong hồ sơ.

 + Lập báo cáo là tạo lập một bộ hồ sơ mới theo yêu cầu cụ thể trong quản lí.

– Xử lí dữ liệu phải nhanh chóng, chính xác và thông tin kết xuất ra phải dễ hiểu cho người quản lí.

 

– Máy tính là công cụ hỗ trợ đắc lực trong mọi hoạt động thông tin với khả năng lưu trữ và xử lí dữ liệu nhanh chóng. 

– Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp hồ sơ dữ liệu được số hoá để máy tính truy cập, cập nhật và xử lí. 

– Hệ quản trị CSDL (DBMS) là phần mềm hỗ trợ tạo lập, cập nhật và khai thác thông tin trong CSDL.

– Hệ quản trị CSDL giúp tương tác với CSDL qua các giao diện dễ hiểu, đảm bảo tính đúng đắn cho thao tác cập nhật và khai thác dữ liệu.

– Mỗi tổ chức có yêu cầu riêng, thể hiện qua các giao diện cập nhật, tìm kiếm, báo cáo.

– Hệ cơ sở dữ liệu bao gồm CSDL, hệ quản trị CSDL và các phần mềm ứng dụng tương tác với CSDL.

– Các phần mềm ứng dụng khác phải thông qua hệ quản trị CSDL để sử dụng dữ liệu trong CSDL.

 

Em hãy hình dung việc quản lí thư viện của một trường học, thảo luận với bạn và thực hiện các yêu cầu sau đây.

Mô tả hoạt động của thư viện

Gợi ý: Cho mượn sách hoặc trả sách như thế nào? Căn cứ vào đâu để biết ai đã mượn, trả sách gì? Căn cứ vào đâu để biết một quyển sách cụ thể đã được cho mượn và chưa được trả lại?…

Liệt kê những dữ liệu cần có trong CSDL

Gợi ý: Những đối tượng cần quản lí là người đọc, sách cho mượn,…

 – Với người đọc, cần quản lí thông tin gì? (Thông tin trên thẻ thư viện gồm: Sổ thể

TV, Họ và tên,…).

 – Với sách cho mượn, cần quản lí thông tin gì? (Thông tin về quyển sách gồm: Mã sách, Tên sách, Tác giả,…).

Nêu ví dụ

Nếu thêm ít nhất hai ví dụ cho mỗi công việc sau đây:

 – Cập nhật dữ liệu (cho CSDL):

Ví dụ 1. Khi có thêm một học sinh làm thẻ thư viện, cần bổ sung một số thông tin của học sinh này vào CSDL.

 – Tìm kiếm dữ liệu:

Ví dụ 2. Tìm xem trong thư viện có quyển “Tôi tài giỏi, Bạn cũng thế” không?

 – Thống kê và báo cáo:

Ví dụ 3. Xác định trong thư viện có bao nhiêu quyển sách về Tin học (giả sử sách về Tin học sẽ có hai chữ cái đầu trong mã sách là “TH).